Before & After
導入前の課題と、導入後の効果
導入前
発注書・工程表・報告書をExcelや紙で案件ごとに個別作成している。
導入後
様式をテンプレート化し、書類の作成時間を大きく短縮する。
導入前
案件ごとに受発注関連の紙の書類が大量に発生する。
導入後
クラウド上で電子化され、扱う書類の量が大きく減る。
導入前
発注と請求の確認に時間を取られ、担当できる案件数に限界がある。
導入後
業務負荷が下がり、1人あたりの担当棟数を増やせる。
About
こんなご相談をいただきます
「発注と請求の確認に追われて、担当できる案件数が頭打ちになっている」
- 発注書・工程表・報告書を、案件ごとにExcelや紙で個別に作成しています。似た内容を毎回書き起こすため、作成そのものに時間がかかります。
- 電子受発注に取り組んでいても、Excelで作った書類をPDF化してシステムにアップロードし、相手に確認してもらうという運用が残っています。電子化するための工数が別に発生している状態です。
- 案件ごとに受発注関連の紙の書類が大量に発生します。保管と検索に手間がかかり、どの発注がどこまで進んでいるのかを確認するにも書類を探すところから始まります。
- 現場監督が発注から協力会社への請求書確認、支払いの指示までを担っているため、受注棟数が一定数を超えると業務負荷が目に見えて高くなり、休日出勤が増えていきます。
Solution
こう解決します
発注から請求までを、電子化された1つのシステムにまとめる
発注書・見積書をクラウド上でテンプレート化します。案件ごとに書き起こしていた書類は、必要な項目を入力するだけで整い、過去の内容を引き継いで作ることもできます。
協力会社とのやり取りは、受発注から請求までを電子化された1つのシステムに統一します。PDF化してアップロードするような、電子化のための作業は残しません。工程表や報告書の作成もシステム上で完結させ、紙やFAX、メールでの個別のやり取りを減らします。
発注と支払の状況は案件ごとに一覧で見られるようにします。どこまで進んでいるかを書類を探して確かめる必要がなくなり、確認のための問い合わせも減ります。
導入企業の事例では、1件あたりの工程表作成時間が1時間以上、報告書の作成時間が8時間以上短縮し、受発注関連の書類が約8割減ったと報告されています。1人の現場監督が1年間で担当できる棟数も1.6倍に増えています。
Effect
このような効果が期待できます
様式が決まった書類は入力だけで整うため、作成にかかる時間を減らせる
PDF化とアップロードの往復がなくなり、電子化そのものにかかる工数がなくなる
発注と支払の状況が一覧で分かるので、探す手間と問い合わせが減る
1件あたりの負荷が下がり、1人が担当できる棟数を増やせる
Flow
導入までの流れ
- STEP01
導入相談
お問い合わせフォームからご連絡ください。現在の発注と請求確認の進め方、実現したいことを伺います。
- STEP02
ヒアリング・ご提案
対象の工事種別と発注区分、いま使っている書類の様式と会計システムを確認し、範囲と進め方をご提案します。
- STEP03
お見積り・ご契約
ご提案の内容にもとづいて費用と期間をお見積りし、ご納得いただいたうえで契約します。
- STEP04
利用開始
PoCで一部の協力会社と1案件から運用を確かめ、本開発を経て対象案件と既存システムへ広げます。
FAQ
よくあるご質問
導入にどのくらいの費用がかかりますか
対象範囲、既存システムとの接続数、データの整備状況で規模が変わるため、金額は対象業務を絞り込んだ後の提案段階でご提示します。規模感は期間と体制で示しており、検証(PoC)が1〜2ヶ月・エンジニア1〜2名、開発が3〜6ヶ月・エンジニア2〜4名を目安としています。
補助金は使えますか
使える可能性があります。ソフトウェア導入が中心ならIT・デジタル化系、設備投資を伴うならものづくり系が候補ですが、制度の内容は年度ごとに変わり、交付決定前に発注した経費は対象外になるのが通例のため、活用を前提とされる場合は初回相談の段階でお伝えください。
何から始めればよいですか
現状の課題の棚卸しから始めることをおすすめします。初回相談は60分程度で費用は発生せず事前準備も不要で、実際に使っている発注書と請求書の様式、いまのやり取りの流れを見せていただけると早く進みます。
協力会社にシステムを使ってもらえるか不安です
協力会社側はブラウザで発注内容を確認し、請求書を提出するだけで、専用ソフトの導入や費用の負担は発生しない形にします。すぐに移行できない取引先が残る場合も、当面は紙やメールでのやり取りと併用しながら段階的に切り替えられます。
社内にITやAIに詳しい人材がいませんが大丈夫ですか
問題ありません。必要なのは技術の知識よりも、どの工程で誰がどんな判断に迷っているかを説明できる現場の担当者が一人いることで、決裁者の同席は初回では不要です。
いま使っている会計・原価管理システムを入れ替える必要がありますか
必ずしも必要ありません。多くの場合、いまお使いの会計や原価管理の仕組みはそのままに、協力会社とのやり取りの部分を電子化して連携させる形で導入でき、既存ベンダー様との役割分担が必要になる場合はその線引きも含めてご相談いただけます。
取引先の情報や金額が外部に漏れる心配はありませんか
着手前に秘密保持契約(NDA)を締結し、データの保存場所・アクセス権限・利用範囲・終了時の取り扱いを書面で明確にしたうえで進めます。検証の段階では対象を絞った一部案件のデータのみをお預かりする形も検討でき、お預かりしたデータを他社向けの開発に流用することはありません。
導入してもうまくいかなかった場合はどうなりますか
効果が見込めないと分かった場合、無理に本格導入を進めることはしません。検証(PoC)は本番に載せる判断ができる材料を出すことが目的なので、ここで見送りの判断が出ることも成果として扱い、その旨を正直にお伝えします。